Avez-vous souvent l’impression de ne pas avoir vu passer la journée? Si vous avez du mal jour après jour à faire tout ce que vous aviez au programme pour la journée, vous perdez sans doute un temps précieux à travers vos tâches. La bonne nouvelle, c’est que ces quelques trucs vous aideront à optimiser le temps passé au bureau. Que vous occupiez un emploi dans un bureau ou que vous soyiez pigiste pour une agence de placement, ces conseils vous serviront assurément.
Désactivez vos alertes de courriels entrants
Les logiciels de gestion de courriel vous permettent de gérer les priorités et vos rendez-vous en claquant des doigts. Cependant, aussi pratiques qu’ils soient, les courriels prennent beaucoup de votre temps dans une journée. Êtes-vous de ceux qui consultent leurs courriels tous les dix minutes? Est-ce que ces courriels ont besoin d’être gérés aussi rapidement? Probablement pas.
Fixez des moments dans la journée où vous les consulterez, par exemple avec votre café du matin, après le lunch et en fin de journée. Vous pouvez aussi régler votre logiciel pour ne vérifier les nouveaux courriels qu’une fois chaque heure et désactiver les alertes.
Priorisez vos tâches
Vous sentez-vous parfois débordé par vos responsabilités? Nous avons parfois l’impression d’avoir une montagne insurmontable de dossiers à traiter. Cependant, lorsque nous priorisons et divisons les tâches, c’est toujours moins pire que nous ne l’appréhendions.
Après avoir lu vos courriels du matin, prenez 10 minutes pour faire une liste de ce que vous voulez accomplir dans votre journée. Prévoyez les imprévus qui ne manqueront pas de survenir et soyez réaliste. Si possible, placez les tâches qui vous tentent le moins en premier. Tenez-vous en à votre liste, car tout doit être rayé à la fin de la journée. Fixez vous des moments où vous traiterez les urgences, par exemple juste après avoir lu vos courriels.
Quelques jours de cet exercice vous permettra de mieux évaluer ce que vous pouvez accomplir réellement en huit heures. Vous aurez assurément le sentiment du devoir accompli lorsque vous aurez tout rayé sur votre liste et que viendra l’heure de quitter le bureau!
Faites-le!
Maintenant que vous avez fermé votre logiciel de gestion de courriel et priorisé vos tâches sur papier, vous savez exactement ce que vous avez à faire : faites le! Concentrez-vous sur la première tâche sur votre liste, et ne pensez plus aux autres. Mettez-y toutes vos énergies sans vous laisser distraire par ce qui est moins prioritaire. Soyez votre propre gestionnaire de projet, et motivez-vous en vous en vous fixant l’heure à laquelle cette tâche sera accomplie.
Vous remarquerez en quelques jours que vous accomplissez plus de travail en ne dépensant pas plus d’énergie. De plus, parions que votre niveau de stress est moindre car vous êtes maintenant davantage objectif face à votre charge de travail quotidienne.
Ne manquez pas la deuxième partie de cet article pour optimiser le temps que vous passez au bureau.
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